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LES REGISTRES OBLIGATOIRES DANS L’ENTREPRISE
REGLEMENTATION Divers registres sont tenus à des fins de contrôles pour permettre notamment aux inspecteurs du travail et contrôleurs Urssaf d'intervenir en vérification dans les entreprises. L'employeur doit aussi fournir deux registres aux représentants du personnel dans le cadre des missions confiées, en tant que délégués du personnel (DP) ou membres du comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT). D'autres registres spécifiques sont également prévus, liés à l'organisation du travail ou en fonction du milieu d'activité professionnelle. Il appartient à l'employeur de mettre en œuvre et tenir à jour les registres obligatoires, dans autant de lieux que cela est nécessaire.
Le registre unique du personnel Dans chaque établissement, y compris les établissements agricoles où sont occupés des salariés, il est tenu un registre unique du personnel. Celui-ci répertorie, dans l'ordre d'embauchage, les noms et prénoms de tous les salariés occupés à quelque titre que ce soit pour l'établissement, c'est-à-dire dans tous les lieux (magasins, agences, etc.) où se trouve l'employeur ou son délégataire ayant le pouvoir de recruter du personnel (1). Ces mentions sont portées sur le registre au moment de l'embauchage et de façon indélébile (2). Les salariés en intérim et les travailleurs à domicile y figurent également. Des indications complémentaires sont mentionnées sur ce registre soit pour l'ensemble des salariés, soit pour certaines catégories seulement. Ainsi, pour chaque salarié, les précisions suivantes sont apportées nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, dates d'entrée et de sortie de l'établissement, et lorsqu'une autorisation d'embauchage ou de licenciement est requise, la date de cette autorisation ou, à défaut, la date de la demande d'autorisation. En outre, des indications complémentaires sont précisées pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d'un titre autorisant l'exercice d'une activité salariée, les jeunes sous contrat d'apprentissage, de qualification ou d'adaptation, les travailleurs sous contrat à durée déterminée, les salariés à " temps partiel ", les travailleurs temporaires et ceux mis à disposition par un groupement d'employeurs. Les mentions relatives à des événements postérieurs à l'embauchage doivent être inscrites au moment où ils surviennent. Les mentions obligatoires du registre sont conservées pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l'établissement. Ce registre est tenu à la disposition des élus DP ainsi que des fonctionnaires et agents chargés de veiller à l'application de la législation sociale. En cas d'infraction à ces dispositions, une amende de 750 euros peut être appliquée autant de fois qu'il y a de salariés concernés.
Le registre des délégués du personnel Celui-ci regroupe toutes les demandes formulées par écrit par les élus DP lors des réunions mensuelles avec les réponses motivées de l'employeur (3). Le contenu du registre, conservé pendant 3 ans, est mis à disposition des salariés (au moins un jour par quinzaine), des délégués du personnel et de l'inspection du travail. L'absence de registre ou sa mauvaise tenue constitue une atteinte à l'exercice régulier de la fonction des élus DP (4). Ce délit est puni pénalement par un an d'emprisonnement et/ou une amende de 3750 euros (doublés en cas de récidive).
Le registre de l'inspection du travail L'article L. 620-4 du code du travail a été abrogé par ordonnance du 24 juin 2004 (5). Le registre obligatoire qui existait depuis 1985 a ainsi été supprimé. Par contre un alinéa nouveau est inséré par ce texte à l'article L. 620-6, lequel prévoit que "Les observations et mises en demeure notifiées par l'inspection du travail et relatives à des questions d'hygiène, de sécurité, de médecine du travail et de prévention des risques sont conservées par l'employeur".
Le registre unique de sécurité Les documents se rapportant aux vérifications et aux contrôles auxquels les entreprises sont astreintes au titre de (hygiène et la sécurité peuvent être réunis en un registre unique de sécurité lorsque cette présentation est de nature à en faciliter la conservation et la consultation (6). Le délai de conservation est de 5 ans, sauf dispositions réglementaires particulières, et en tout état de cause les documents des deux derniers contrôles et vérifications doivent être conservés. Ces documents peuvent être communiqués aux membres du CHSCT, aux délégués du personnel, et au médecin du travail, selon la circonstance qui entraîne leur intervention. Par exemple dans un établissement de 50 salariés ou plus, et en l'absence de CHSCT, les élus DP exercent ses missions avec les mêmes moyens (7) et l'employeur est donc tenu de présenter ces documents lors de la réunion mensuelle qui suit leur réception, comme il le ferait au CHSCT. Si (établissement n'occupe pas 50 salariés, l’employeur peut se contenter d'informer les élus DP de la réception des documents considérés, mais les délégués peuvent à tout moment demander communication desdits documents (8).
Il existe également d'autres registres, liés à des situations particulières, comme le registre des accidents bénins (9), le registre du repos hebdomadaire (10), le registre des chantiers temporaires (11), ou le registre des cautionnements (12). La conservation par (employeur d'un double des bulletins de paie pendant 5 ans (13) s'est substituée à la tenue du livre de paie depuis le 1er août 1998 (14). Les bulletins de paie doivent donc pouvoir être présentés à tout moment en cas de contrôle d'une entreprise par l'Urssaf ou l'inspecteur du travail, et même en cas de contentieux avec le conseil des prud'hommes engagé par un salarié. L'article R. 154-3 prévoit une sanction pénale, avec une amende de 450 euros pour le non-respect des règles relatives au paiement des salaires, à la remise du bulletin de salaire ou à sa conservation par l'employeur. L'amende sera délivrée autant de fois que de salariés concernés par ces irrégularités (15). D'autre part, des décrets peuvent adapter (16), pour certaines branches professionnelles ou certains types d'entreprises, les prescriptions relatives à la tenue de ces registres. Ces décrets doivent être pris après consultation des organisations syndicales les plus représentatives (17). Les entreprises peuvent alors déroger à la conservation des bulletins de paie et à la tenue de certains registres pour tenir compte du recours à d'autres moyens, notamment informatiques, lorsque des garanties de contrôle équivalentes sont maintenues. Ainsi, si le registre unique du personnel peut être tenu sur informatique, la déclaration à la CNIL reste indispensable. Lorsque les élus DP ou les membres du CHSCT tiennent de la loi un droit d'accès aux registres concernés, les employeurs doivent les consulter préalablement à la mise en place d'un support de substitution.
Pierre Ménétrier NVO novembre 2004
(1) Cass. crim. 17
janvier 1995, n° 93-85078 P;
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